Персональное управление временем

По мнению большинства успешных лидеров сетевых компании и людей, представляющих линейный (традиционный) бизнес, главная проблема сегодня — время. Время жизни. Нам не хватает дня для того, чтобы выполнить все запланированное. Вспомните, что в детстве время текло очень медленно, сутки можно было сравнить с неделей. Что меняется в нашей жизни с течением лет? Желания? Количество необходимой энергии? Может, что-то еще? Казалось бы, и план на день не такой уж большой: работа по развитию и укреплению собственного бизнеса, чтение книг, общение с семьей, приготовление пищи… Прошел день, пролетело время жизни, а не сделано многое, но ведь хочется все успеть. Настало время разобраться в этой ситуации.

У любого результата есть причина…

Мы часто тратим время впустую, и все же нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но, поразмыслив, можно вспомнить случаи, когда мы:
удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня, а ничего существенного сделать так и не удалось;
обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;
замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;
расстраивались, когда не успевали в срок достичь поставленных целей по непонятным для нас причинам, или результаты бизнеса не всегда удовлетворяют.

Уверена, что у каждого хотя бы однажды возникал вопрос о том, почему это происходит и можно ли данную ситуацию исправить. Причин происходящего несколько: под одной из них кроется самое обычное нежелание искать время. Ведь, согласитесь, вряд ли у нас не нашлось бы пару свободных деньков, чтобы посетить, к примеру, презентацию нового аромата и банкета по этому случаю в Париже совершенно бесплатно! Следующая причина, возможно, кроется в том, что мы понимаем, что неэффективно используем время, и все же не умеем планировать его. Действительно, проблема есть, и решить ее невозможно без анализа причин ее возникновения. Тут кроется очень «тонкий момент»: чтобы понять эту истинную причину, прежде всего, необходимо быть честным с самим собой. Если вы обманываете себя, веря собственным оправданиям, то никогда не научитесь управлять временем. Определите истинные причины, по которым вы либо совсем не выполняете намеченного, либо нарушаете все возможные сроки.

Личное время — это такой же ресурс, как и здоровье, деньги, образование. И даже нечто большее: свое время мы можем обменять на деньги, образование, удовольствие от сидения перед телевизором и другие важные вещи. В сущности, наша жизнь — это время, которое нам отпущено. Каждый из нас хотя бы раз в жизни сожалел о том, что неправильно распорядился своим временем.

Самая главная причина откладывания выполнения своих планов, лени и нежелания их реализовывать — это та цель, к которой мы стремимся. Давайте подумаем, может быть, поставленная цель совсем нас не мотивирует, либо она вовсе не наша и кем-то нам навязана? Также причиной нерациональной траты времени может являться то, что мы тратим на выполнение работы гораздо больше времени, чем нам нужно, поскольку:
мы неорганизованны и не можем найти все необходимое для завершения дела;
считаем задачу чрезмерно сложной, ибо не имеем всей информации, необходимой для ее выполнения;
начинаем действовать стремительно без предварительной разработки четкого плана;
пытаемся все сделать самостоятельно.

Каждому из нас будет достаточно сложно однажды утром встать новым человеком и сказать себе: «С этой минуты я управляю своим временем». Начинать необходимо постепенно — от меньшего к большему.

Вот несколько простых советов тем, кто хочет научиться более осознанно использовать свое время:

1. Первым этапом формирования у себя привычки управлять временем является понимание того, сколько стоит ваш день, ваш час.

2. Договоритесь сами с собой, что вы попробуете разговаривать не более 2 минут по мобильному телефону, если только это не запланированный деловой звонок.

3. Начните вести учет времени и записывайте, на что оно тратится.

Выполняем чужую работу. Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда мы сильны в решении задачи. Но если лидер не будет поручать часть задач другим (делегировать), у него останется очень мало времени на решение своих задач. Согласна, иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения или обучение. Кроме того, даже делегировав задачу, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но учтите, в случае вмешательства в следующий раз мы можем опять столкнуться с той же проблемой, поскольку некоторые консультанты быстро поймут, что все проблемы мы будем решать за них, и обязательно найдутся такие «лодыри», которые перестанут вообще утруждать себя стараниями.

Всегда можно найти много вполне обоснованных оправданий для неспособности укладываться в срок. Но поскольку все располагают одинаковым количеством времени, отличие между людьми состоит в том, как каждый его распределяет. На самом деле, нет такого явления как нехватка времени. Всегда можно его найти. Было бы желание!

Все вышеперечисленные причины: бесцельное «плаванье по течению» с надеждой, что куда-нибудь приплывешь; нерациональная трата своего драгоценного времени; отсутствие знаний о планировании; отсутствие мотивации в поставленной цели; стремление выполнять работу, которую должны делать другие люди и многое другое, — это не что иное, как неэффективные привычки, от которых можно и нужно избавляться. Словом, болезнью нехватки времени страдают многие. Очень важно вовремя признаться себе в этом. Всегда нужно быть готовым к позитивным переменам. Время пришло!

Планирование

Быть или не быть!

Многие люди испокон веков старались теми или иными способами планировать свое время и свою жизнь. И все же случается так, что некоторые из них после нескольких неудачных попыток сделать это приходят к выводу, что причины неудач кроются в недостатках их характера, или что у них просто нет к этому никаких способностей. Иногда, сдавшись и отказавшись от дальнейших попыток, они воздевают руки к небу, убеждая себя, что в быстро меняющемся современном мире жизнь просто обязана быть «неуправляемой» и «стихийной». Оба эти убеждения совершенно не верны.

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Срочное — это то, что требует немедленного внимания (можно обозначить словом «сейчас»). Срочные дела, как правило, очевидны. Они давят на нас и требуют незамедлительной реализации. Как правило, они носят общераспространенный характер. Порой они приятны, несложны (разговоры по телефону, некоторые встречи и дела, которые расходуют наше время и не дают ожидаемого результата деятельности). А главное, что они очень часто оказываются неважными. Важное имеет непосредственное отношение к нашим результатам. Это то, что соответствует нашим наиважнейшим целям. В жизни в большинстве случаев мы реагируем на срочное в тот момент, когда важные, но не срочные дела требуют от нас большей ответственности и инициативы, а также проявления активности, чтобы не упустить запланированный результат.

Квадрат I. Срочные/важные дела

У каждого из нас в жизни есть какое-то количество дел, относящихся к Квадрату I. Его отличие заключается в том, что они приносят значительные результаты и требуют немедленного внимания. Дела из этого квадрата обычно называют «кризисами» и «проблемами». За них следует приниматься немедленно и выполнять самому, так как несвоевременное выполнение приведет к значительному ущербу для нашего бизнеса. Однако здесь есть опасность быть целиком поглощенными волной «кризисов» и «проблем», за которой пойдет очередная волна. Люди, сосредоточенные на Квадрате I, единственным облегчением в итоге считают бегство в Квадрат IV к неважным и несрочным делам.

Квадрат III. Срочные/неважные дела

Есть люди, которые значительную часть своего времени тратят на дела из Квадрата III, ошибочно предполагая, что находятся в Квадрате I. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Но в действительности срочность этих дел основана на ожиданиях других людей, а не наших. Образ жизни людей, которые тратят время в Квадрате III и IV можно назвать безответственным.

Квадрат IV. Несрочные/неважные дела

Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Эффективные люди держатся подальше от этого квадрата и стараются поводить больше времени в Квадрате II.

Квадрат II. Несрочные/важные дела

Это квадрат эффективного персонального управления. Он включает в себя такие действия, как долгосрочное планирование, подготовка, анализ, а также поиск новых возможностей и т. д. Эти дела мы считаем важными, но никак не можем за них взяться, так как они несрочные. Важно понимать, что сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Мы благополучно перемещаемся в Квадрат I.

Новые возможности

Я предлагаю вам сделать упражнение и проверить себя, проанализировав свою деятельность. Для анализа мы возьмем один предстоящий день (далее можете отработать планирование на неделю, месяц, год и т. д.).
1. Запишите на бумаге список дел, которые предстоит сделать в этот день.
2. Проранжируйте эти задачи в порядке приоритетов важности их решения.
3. Распределите все предстоящие дела по четырем Квадратам матрицы Эйзенхауэра. Будьте предельно внимательны, начинайте с Квадрата II.
 4. Организуйте свои действия в этот день, решая задачи согласно плану.
 5. В конце дня проанализируйте результаты. Если результат вас не удовлетворил, тогда проанализируйте ситуацию, найдите возможные ошибки в планировании, выявите слабые и сильные стороны своей деятельности и приступайте к планированию следующего дня. Если же результат вам понравился, значит, продолжайте в том же духе.

В процессе выполнения этого упражнения мы сможем увидеть, что дела, которые мы всегда считали срочными, как правило, оказываются не самыми важными, а те задачи, которые для нас представлялись наиболее важными — не самые срочные! Сможем откорректировать свои действия и в дальнейшем добиться максимальной эффективности в управлении собой во времени и в итоге окончательно исцелиться от болезни XXI века — хронической нехватки времени.

Помните, что смысл планирования состоит в том, чтобы управлять своей жизнью эффективно.

Все зависит от вас!

В статье использованы материалы из книги Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей».

Елена Пушилина, руководитель отдела обучения компании «Си Эль парфюм», http://www.cielparfum.ru

Возможно, кому-то очень нужна эта информация. Поделитесь ею, нажав на одну из кнопок